アプリ不要。最高にシンプル、実用的な名刺管理方法

スマホとGmailがあれば名刺は管理できる。

もともとこのアイデアは『社長の勉強法 』を読んでいて知った。

本書で紹介されている社長の一人であるエニグモ社の須田社長。彼は何でもGmailに送って記録しているらしく、名刺も写真を撮って送信しているとのこと(他の管理方法を使っていないという保証は無いが)。

本文ではサラッとそういう事実が書かれているだけだったけれど、実際に運用してみることにした。(この本から学んだことがこれだけだったら寂しいが)

社長の勉強法 (メディアファクトリー新書)

□大まかな流れ

 1.名刺をスマホのカメラで撮影

2.メールに添付、送信

 ・・・あ、これだけだ。

ただし、この運用方法を実行するためにはGmail上での下準備がいる。

今現在持っていればそれでもいいし、新たに作ってしまっても構わない。

□下準備 : Gmail上でラベルと振り分けルールの作成

「"○○○"という言葉が件名に入っていたら、"名刺"というラベルをつけてアーカイブ」 

というルールを作る。

1.Gmail画面右上の設定をクリック

2.表示された設定画面のタブよりフィルターをクリック

3.フィルターが一覧表示されている部分の下、"新しいフィルターを作成"をクリック

4.表示されるポップアップ中、件名入力フォームに例えば"【名刺】"と入力

5.ポップアップ右下、"フィルターの作成"をクリック

6.次画面で"受信ボックスをスキップ"にチェックを入れる

7."ラベルを適用"にチェックを入れる

8.7でチェックを入れたチェックボックス横のプルダウンをクリック

9.表示されるメニューから"新しいラベル"を選択

10.表示されたラベル作成画面で、好きなラベル名を付ける(ex : 名刺)

11."ラベルの作成"をクリック

12.戻った画面で"フィルターの作成"をクリック

□実際の場面で

1.名刺の写真を撮影する

2.メールアプリに写真を添付

3.送信先にGmailのアドレスを設定

4.件名をフィルターを作成時に設定したもの(今回は"【名刺】")を入力

5.本文に会社名、氏名あたりを入力

6.送信

□利点

・後々の検索が楽だし早い(Gmail上でメールを検索するだけだから)

・アプリをダウンロードしたり、OCRの精度に歯軋りすることもない

・名刺専用のGmailアドレスを作ってしまえば名刺1枚につき2MB使っても5000枚以上保管できる

・スマホが壊れようがパソコンが壊れようが、データは消えない

□難点

・本文中にある程度の情報をテキストとして入力しておかないと後で検索できない

・誤字があるまま送信してしまうと、基本修正できない(オリジナルの画像はあるが)

・一括でメルマガを配信したい、みたいなケースを想定した場合そもそも無理

融通が聞かない点はあるが、依存しているものがGoogleのサービスなので、名刺管理アプリやWebサービスなどよりも突然消えることはないだろうという期待。

そして何より無料。

管理方法やツールに悩んでいるのならば試してみる価値がある手法だと思う。

メールの超プロが教えるGmail仕事術