funny rain, sweet breathing

なんてったって社会不適合者物語

そういえば僕って仕事でミスをしないんだけど、その為の個人の心がけとチームとしての心がけについて

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ごめんなさい、嘘つきました。よくミスってます。


けれども自分がミスする時の状況っていうのがほぼワンパターンなので、結局のところミスは防げるし実際にかなりの部分防げていると勝手に思っている(上司の皆様すいません)。


最近びっくらこいた事があって、でも「自分では当たり前と思っていたけど、知らなきゃそうでもないよなぁ。」と思いもした。

企画とか運営の業務を僕が担っているセミナー系のイベントがあって、参加者への参加費振込の案内とか入金確認、参加票の送信をアルバイトの子にやってもらっていた。


WebフォームのDBから吐き出したCSVをシートにそのままコピペすると、別シートで入金管理とかその他諸々を管理できる形に整形したり、ステータスを更新して一覧にできるエクセルのファイルを僕が作成した。チェック項目も完備。それを元に参加者の管理をしてねと彼女には伝えておいた。業務フローも箇条書きで送ったり、LoVEM図的な感じで視覚的に理解できるようなドキュメントも作って送ってあげた。


アルバイトの子に依頼したのは、
・僕から送るCSVの中身をエクセルに貼り付ける
・別シートに勝手に作成されるリストを元に振込の案内メールを送り、入金ステータスという列に入力
・ネットバンキングを確認して振込確認が取れた人は、入金ステータスを更新(入金待ち→入金済み)
・参加票メールを送信し、また別の列に作った参加票ステータスを未送信→送信済みに変える
っていうの。


ステータスの更新は、エクセルのセルに設定したドロップダウンリストから選ぶことね。


事件はイベント開催日数日前に起きた。


参加者の方から「まだ、振込の案内が来ていない。」という連絡。僕はアルバイトの子にちょくちょく「確認作業とか無事できてる?」と聞いていたんだけど、毎回「大丈夫です!」と返ってきたので正直細かいチェックを怠ってしまっていた(ほら、ミスしてる)。だからおかしいな、と思って「メール送信とかもやってるよね?」と聞いたら「どうやってメール送るんですか?」と返事が来て、いわゆるサーッと血の気が引く状態ですよ。


ちょっと待て、俺は業務フローを渡して読んだか/疑問点はないかの確認をして、OKとの返事をもらっていたぞ。


そこからはもう追加の稼働を確保して必死に対応にあたったりしたんだけど。あとあと聞いたら、ドキュメントを呼んで参加者管理のエクセルファイルがそういうのができるようになっていると知りつつも、「ネットバンキングの振込履歴を見て、そこに名前があるのを確認したらいいやと思ってました。」とな。お前の中での確認やOKはあくまでお前のなかのものでしかないんだぞ・・・と突っ込まざるをえなかった。


本人はそれでいいと思っていたそうなんだが、普通そうじゃねぇし。


さて、ここから本題です。

仕事の流れは書き出して常に目に見えるところに

僕はずーっと大学の研究室に篭っていた人間で、シューカツだのシンソツだのとは縁のない人生だった。ひたすら実験やってたんだけど、1つの実験でデータを出すまでに1〜2週間は最低かかる。その全体の計画立案とは別に、朝行ったら2枚の紙を用意する。これは、印刷したけどもう読み終わった論文とかその手のA4コピー用紙を半分に切ってA5サイズにしたものを使っている。


その裏紙に、1枚目は今日のToDoリスト、これは実験そのものに限らず当番の仕事とかとりあえず培養中な細胞の面倒見とかも含まれている。


もう1枚は、必ずその日行う実験のプロトコルを実験ノートとかから書き出している。標準的な実験の手順に、今回のケースにおける例えば試薬の量とか細胞数とかを適用した数値に書き換えて。


実験中は常に目の前にそれを貼っ付けて作業を行っていたのだが、この習慣が仕事をするようになってからも続いている。最近は手を抜いて、Evernoteとか使って画面上に・・・みたいにしているけどね。


でもやっぱ、愚直に毎回手書きっていうプロセスを取っていたことで体に染みつけるのに凄くメリットがあったと思っている。保存されているものを見るだけって、やっぱどこかで頭を使わない方向に怠けてしまうから。

手順の中で最重要なのは、チェックポイント

こうやって作業手順を書き出す際に、あるいは今後も行うであろう手順を標準化して残しておく際に、一番気を付けていることは"ミスが起こりやすい箇所"と"ミスが起きていないか確認する箇所"だ。


この2点を手順の中に明記することで、かなり作業は捗る。そういう特異的なポイントっていうのを考えて指定するっていうことで、後々にこの手順を思い出す時のトリガーにもなってくれるから。


手順の効率化とか、合理化っていうのはこういう作業を経てからでいい。すぐに効率化とか言い出すから、ただの手抜きが増えるんだしさ。

起きたミスをその後のプラスに変えるチームとしての話

今僕が仕事をしている先の1つでは、何故起こったか?の数倍どうやったら起こらなくできるか?っていうのを問われるし、それをミスを起こした本人だけでなくチームとして考えている。


この習慣が凄く素敵。


「いやいや、原因探るの大事でしょ。」と言うじゃない?大抵の人間は、客観的に原因を探るよりも「〜が〜した/しなかったせい。」っていう責める理由探しに走ってしまうから。黙っていてもそうなる人が多いのだから、意識してWhyよりもHowに注力するほうが結果的にバランスの良い改善策に繋がる。


チームとして、どうやったら同じミスを起こさないか?ミスを防げるか?っていうのを考えて、それは上述の手順をブラッシュアップする際に利用する。


こういったサイクルこそが健全で前向きなんだよね。


何が言いたかったか忘れたのでこの辺で。

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